Hoe realiseer je onderlinge verbinding binnen een nieuw team? En hoe bepaal je rol en positie van dit team binnen de organisatie? Veranderkundige Karin Geschiere begeleidde de gemeente Zeewolde bij deze vraagstukken. En het resultaat mag er zijn. Door haar aanpak stáát er nu een team. Met mensen die hun rol kennen en samenwerken. Elkaars kwaliteiten kennen en benutten. En een organisatie die zich bewust is van de positie en toegevoegde waarde van dit team.
Een compleet nieuw team met mensen met de nieuwe functie van opgave-regisseur vroeg zowel om teamontwikkeling als om positionering in de organisatie. Interim teamleider Anneke van der Veen: “Om van een groep mensen een team te maken, is onderlinge verbinding nodig. Tegelijk wilden we gezamenlijk onze positie in de organisatie bepalen en uitdragen. We wilden laten zien wie wij zijn en hoe wij anderen kunnen ondersteunen.”
Karin Geschiere werd als externe begeleider ingeschakeld. Een bewuste keuze, zegt Herald Voorneveld, opgaveregisseur Organisatieontwikkeling, die haar al van een ander traject kende. “Het klikte direct. En haar aanpak sprak ons aan.” Anneke knikt: “Haar systemische werkwijze sloot goed aan bij wat de groep nodig had. Het gaat om mensen die individueel goed in hun werk zijn, veel kennis hebben op hun vakgebied. Voor het realiseren van verbinding was Karin de aangewezen persoon: zij kan goed knelpunten analyseren en heeft de flexibiliteit om het programma zo nodig telkens aan te passen. Die flexibiliteit en het vermogen om de groep precies dat te geven wat er nodig is, is deel van haar kracht.”
Haar kracht zit ook in het bieden van een doorgaande lijn, vindt Herald. “Na een sessie weet Karin precies vast te pakken wat er gebeurd is, benoemt het en gebruikt het als uitgangspunt bij de start van de volgende sessie. Daardoor had iedereen het gevoel: we draaien niet in rondjes, maar maken stappen vooruit.”
In de ogen van Herald is Karin een formidabele begeleider voor dit soort trajecten: “Ze pakt zaken op, laat het niet wegglijden, borgt de opbrengst van een sessie. In combinatie met haar scherpe waarnemingen van zowel boven- als onderstroom, was zij voor ons een heel fijne begeleider.”
Voor de teamontwikkeling bleken met name de intervisiebijeenkomsten effectief. Vooral het ‘constructief roddelen’, waarbij mensen van elkaar horen hoe de ander tegen hen aankijkt, was ietwat confronterend, maar uiteindelijk nuttig. “Karin begeleidde dat uitstekend: met kaders en afspraken over veiligheid, en de juiste vraagstelling”, zegt Herald. “Benoemen geeft een helder beeld van je kracht en verbeterpunten, versterkt de bewustwording van je gedrag. Onderling hebben we ook afspraken kunnen maken over nieuw gedrag.”
Karins aanpak is daarbij altijd constructief, zegt Anneke. “Ze gaat niet iets uit de weg, maar benoemt het en bespreekt het op een opbouwende, positieve, respectvolle manier. Dat waardeer ik enorm.”
“Karin kan goed knelpunten analyseren en heeft de flexibiliteit om het programma telkens opnieuw aan te passen aan wat de groep nodig heeft” aldus Anneke van der Veen, interim-manager.
Het resultaat mag er zijn. Herald: “Ik ben blij hoe we elkaar als mensen hebben leren kennen. Het helpt ons als professionals beter samen te werken en elkaar sneller te vinden. De gevolgde ‘mensroute’ maakt een professionele samenwerking makkelijker.”
Ook Anneke is meer dan tevreden: “Er staat nu een team. Een team dat samen uitstraalt: we gaan ervoor. Mensen weten elkaar te vinden en maken gebruik van elkaars kwaliteiten. Het zegt veel over Karin als procesbegeleider, het zegt ook veel over het type mensen in het team. Ze hebben zich opengesteld, zijn soms uit hun comfortzone getreden. In alle opzichten was er sprake van een goede match.”
Goede resultaten zijn er eveneens geboekt waar het gaat om positiebepaling en zichtbaarheid naar de organisatie. Herald: “Zowel managementteam als college ziet het team van opgaveregisseurs nu als serieuze gesprekspartner. Karin zette bij gezamenlijke sessies met bestuur en college, instrumenten in om te zorgen dat iedereen echt naar elkaar luistert en een weloverwogen mening vormt.”
Iedereen heeft nu een duidelijke rol. Er is helderheid over wie waarover gaat en wie uiteindelijk beslist. Anneke: “We zijn het niet altijd eens, hebben verschillende belangen, maar we benoemen het. Respectvol en constructief. We hebben elkaar immers nodig. Bijvangst is dat gesprekken met wethouders over samenlevingsopgaven nu soepel en ontspannen verlopen.”
De afgesproken kaders geven houvast en veiligheid, meent Herald. “Juist die duidelijkheid over rol en positie geeft de vrijheid om een goede inhoudelijke discussie te voeren.”
